De voorgeschreven volgorde van de stofomschrijving
De omschrijving van elke gevaarlijke stof in het vervoersdocument staat in een vaste volgorde. Die volgorde is geen stijlvoorkeur maar een controleerbare eis: een wegcontroleur toetst er letterlijk op. De elementen, in de verplichte volgorde:
- Het UN-nummer, altijd voorafgegaan door de letters "UN" (dus "UN1203", niet "1203" los).
- De officiële vervoersnaam van de stof, zoals die in tabel A van het ADR staat — geen handelsnaam, geen afkorting die daar niet in voorkomt.
- De gevaarsetiketnummers, tussen haakjes geplaatst direct na de vervoersnaam.
- De verpakkingsgroep (I, II of III), waar van toepassing — niet elke stof heeft een verpakkingsgroep.
- Het aantal en soort colli, gevolgd door de totale hoeveelheid van de stof in het collo of de tank.
Een voorbeeldregel volgens deze volgorde: "UN1993, brandbare vloeistof N.E.G. (3), II, 4 vaten, 800 liter." Elk onderdeel staat op zijn plek, in deze volgorde, zonder tussenvoeging van andere informatie die de volgorde onderbreekt.
Waarom volgorde op zichzelf al telt
Een controleur die de vaste volgorde niet herkent, moet gaan zoeken of alle verplichte elementen wel aanwezig zijn. Die onduidelijkheid wordt behandeld als een tekortkoming in het document, los van de vraag of de lading verder aan alle eisen voldoet. De volgorde is dus geen vormkwestie maar een zelfstandige eis.
Aanvullende verplichte gegevens
Naast de stofomschrijving staan op het vervoersdocument altijd de naam en het volledige adres van de afzender en van de geadresseerde. Zonder die gegevens is niet vast te stellen wie verantwoordelijk is voor de zending en waar deze naartoe gaat — twee gegevens die een controleur direct nodig heeft.
Bij vervoer door een tunnel met een tunnelcategorie geldt een extra eis: de tunnelbeperkingscode moet op het vervoersdocument staan. Deze code geeft aan welke tunnelcategorieën voor deze lading gesloten zijn. Zonder tunnelcode op het document kan een chauffeur niet aantonen dat een geplande route is toegestaan, ook al is de lading verder correct gedocumenteerd.
Bijzondere vermeldingen
Lege, ongereinigde verpakkingen die eerder gevaarlijke stof bevatten, blijven onder het ADR vallen totdat ze schoongemaakt of ontgast zijn. Op het vervoersdocument moet dit worden aangeduid, in de praktijk vaak met een vermelding als "LEEG ONGEREINIGD" of de Engelse variant "EMPTY UNCLEANED", direct bij de omschrijving van het betreffende collo of de tank. Een leeg vat oogt onschuldig, maar telt administratief mee als gevaarlijke lading.
Bij vervoer onder de vrijstellingsgrenzen — beperkte hoeveelheden of vrijgestelde hoeveelheden — gelden aparte, verkorte documentatie-eisen. De volledige vervoersdocumentregel is dan niet verplicht, maar een basisvermelding blijft nodig. Zie de pagina over de 1000-puntenregeling voor de precieze grens waarop het volledige regime weer gaat gelden.
Veelgemaakte fouten
- Verkeerde volgorde van de gegevens. UN-nummer en vervoersnaam omgedraaid, verpakkingsgroep vóór de etiketnummers, of colli-informatie tussen de stofomschrijving geplaatst.
- Ontbrekende tunnelcode. Vooral bij routes die per rit verschillen, wordt de tunnelbeperkingscode over het hoofd gezien terwijl de rest van het document al klaarstond.
- Vergeten aanduiding bij lege verpakkingen. Een retourrit met lege, ongereinigde IBC's zonder de juiste vermelding wordt behandeld als een onvolledig document, niet als een leeg transport.
- Verouderde officiële vervoersnaam. Na een ADR-herziening kan een vervoersnaam wijzigen. Documentsjablonen die niet zijn bijgewerkt, blijven de oude naam gebruiken.
Het instructieblad dat de bemanning gebruikt bij een incident staat los van het vervoersdocument, maar hoort er in de cabine wel direct naast. Zie de pagina over de schriftelijke instructies voor inhoud, taaleisen en bewaarplek van dat blad. Voor de vraag welke klasse en welk etiket bij een specifieke stof horen, zie het overzicht van de negen ADR-klassen.
Wie het document opstelt en wie het controleert
Het opstellen van het vervoersdocument is een taak van de afzender, niet van de chauffeur. De afzender kent de stof, de classificatie en de exacte hoeveelheid, en is daarmee de partij die de omschrijving in de juiste volgorde opstelt voordat het voertuig geladen wordt. De chauffeur controleert bij het laden of het document aanwezig is en of de gegevens overeenkomen met wat feitelijk wordt ingeladen, maar stelt de inhoud zelf niet vast.
Bij een wegcontrole is het vervoersdocument een van de eerste stukken die worden opgevraagd. De controleur vergelijkt de omschrijving met de zichtbare etikettering op de colli en, waar mogelijk, met de lading zelf. Een document dat inhoudelijk correct is maar in de verkeerde volgorde staat, wordt als onvolledig beoordeeld, ook al zijn alle gegevens feitelijk aanwezig — de vaste volgorde maakt het document in één oogopslag controleerbaar, en dat doel wordt niet gehaald als de volgorde afwijkt.
Papieren versus digitale documenten
Het vervoersdocument mag op papier of in elektronische vorm worden meegevoerd, mits de gegevens tijdens de rit direct toegankelijk en leesbaar zijn voor de controlerende instantie. Een elektronisch document dat pas na inloggen op een systeem beschikbaar komt of dat afhankelijk is van een mobiele dataverbinding, voldoet niet aan die eis als de verbinding onderweg wegvalt. Bedrijven die met een digitaal systeem werken, houden hier in de praktijk vaak een papieren of lokaal opgeslagen kopie als terugval bij.